คู่มือเชื่อมต่อ
เชื่อม Dropbox จัดการเอกสารโดยยังย้อนหาต้นฉบับได้
วางสิทธิ์โฟลเดอร์ การระบุไฟล์ และการลองใหม่อย่างปลอดภัยสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารบน Dropbox
โดย Automate HQ · ปรับปรุง · 2 นาที
สรุปประเด็น
กำหนดโฟลเดอร์และการกระทำกับไฟล์ก่อน เก็บอ้างอิงต้นฉบับ ใช้สิทธิ์เท่าที่งานต้องการ และตกลงวิธีจัดการไฟล์เปลี่ยนชื่อหรือส่งซ้ำ
- 01กำหนดงาน
- 02เชื่อมต่ออย่างปลอดภัย
- 03ทดสอบข้อยกเว้น
- 04มอบหมายผู้ดูแล
จำกัดการเข้าถึงเฉพาะโฟลเดอร์ที่ต้องใช้
Dropbox รองรับ OAuth ที่กำหนดขอบเขตได้ ตรวจว่าสิทธิ์เฉพาะ app folder เพียงพอหรือจำเป็นต้องเข้าถึงพื้นที่อื่นที่อนุญาต อย่าขอสิทธิ์ทั้งหมดเพื่อเฝ้าดูโฟลเดอร์รับเอกสารเพียงแห่งเดียว
ระบุว่าระบบอ่าน สร้าง ย้าย หรือลบอะไรได้ งานที่ทำเพียงดัชนีเอกสารไม่ควรต้องมีสิทธิ์ลบต้นฉบับ
ติดตามเอกสารด้วยข้อมูลต้นทาง
เวิร์กโฟลว์อาจตรวจพบไฟล์ สร้างงานตรวจ และบันทึกลิงก์ต้นฉบับในตัวติดตาม เก็บสถานะประมวลผลแยกจากชื่อโฟลเดอร์ เพื่อไม่ให้การเปลี่ยนชื่อดูเป็นเอกสารใหม่
ตกลงวิธีตั้งชื่อและจัดการชื่อชนกัน ไฟล์ชื่อ invoice.pdf สองไฟล์ต้องไม่เขียนทับกันเงียบ ๆ และฉบับแก้ไขอาจต้องให้คนตรวจแทนการสร้างรายการบัญชีที่สอง
ทดสอบการเปลี่ยนชื่อและดาวน์โหลดขาดช่วง
ทดสอบไฟล์เปลี่ยนชื่อ อัปโหลดซ้ำ ไฟล์ใหญ่ สิทธิ์ถูกเพิกถอน และดาวน์โหลดขาดช่วง ตรวจว่าระบบกลับมาทำต่อได้โดยต้นฉบับไม่หาย
ใช้โฟลเดอร์ทดสอบและการกระทำที่กู้คืนได้ ตรวจสิทธิ์ปลายทางก่อนย้ายไฟล์ เพราะอาจต่างจากโฟลเดอร์ต้นทาง
เก็บทางย้อนกลับไปไฟล์ต้นฉบับ
บันทึกอ้างอิงต้นทางคู่กับผลประมวลผล ผู้ตรวจควรเปิดเอกสารที่สร้างรายการนั้นได้ แม้เอกสารจะผ่านคิวรับเข้าไปแล้ว
มอบหมายคนตรวจการดาวน์โหลดล้มเหลวและไฟล์ที่เข้าไม่ได้ ก่อนลองใหม่ให้ตรวจว่ามีรายการปลายทางแล้วหรือยัง