ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์
ระบบรับใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่ไม่เปิดสิทธิ์การเงินเกินจำเป็น
ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์รับใบแจ้งหนี้ที่ตรวจข้อมูลซ้ำ ดึงข้อมูล ขออนุมัติ และจัดการข้อยกเว้น โดยไม่อ้างว่าบัญชีจะไม่มีข้อผิดพลาด
โดย Automate HQ · ปรับปรุง · 3 นาที
สรุปประเด็น
เริ่มทำอัตโนมัติที่การรวบรวมใบแจ้งหนี้ การเสนอค่าข้อมูล และการส่งงาน กำหนดการตรวจซ้ำ การกระทบยอด และการอนุมัติจ่ายเงินให้ชัด ข้อมูลที่อ่านได้ต้องไม่กลายเป็นคำอนุมัติจ่ายโดยข้ามการควบคุมที่ตกลงไว้
- 01รับใบแจ้งหนี้
- 02ตรวจและดึงข้อมูล
- 03คนตรวจทาน
- 04รายการที่อนุมัติ
เริ่มจากจุดรับเอกสาร
ใบแจ้งหนี้อาจมาทางอีเมล การอัปโหลด หรือโฟลเดอร์ร่วม เลือกจุดรับและบันทึกเวลาที่เอกสารแต่ละฉบับเข้ามา เก็บอ้างอิงไฟล์ต้นฉบับให้ผู้ตรวจย้อนจากรายการที่เสนอไปดูที่มาได้
ตัวอย่างขั้นตอนคือ รับเอกสาร ระบุผู้ขายและใบแจ้งหนี้ เสนอข้อมูล ตรวจ เข้าคิวทบทวน แล้วสร้างรายการที่อนุมัติ นี่เป็นตัวอย่างออกแบบ ไม่ใช่โครงการลูกค้าที่เสร็จแล้ว
ตรวจก่อนสร้างรายการ
กำหนดวิธีตรวจซ้ำก่อนเปิดการลองใหม่ อาจใช้รหัสผู้ขายร่วมกับเลขใบแจ้งหนี้ แต่ต้องระบุวิธีจัดการเมื่อไม่มีเลขหรือเป็นฉบับแก้ไข ชื่อไฟล์อย่างเดียวบอกได้ไม่มาก
ยอดเงิน สกุลเงิน วันที่ และรายการสินค้าที่ดึงมาต้องผ่านการตรวจ ตกลงว่าจะทำอย่างไรเมื่อยอดไม่ตรง หาผู้ขายไม่พบ หรือไฟล์มีหลายใบแจ้งหนี้ เก็บค่าต้นฉบับไว้คู่กับค่าที่แก้
แยกการตรวจข้อมูลออกจากการอนุมัติ
คนที่ตรวจค่าจากเอกสารอาจไม่ใช่คนที่มีสิทธิ์อนุมัติค่าใช้จ่าย แยกสองขั้นตอนนี้และแสดงสถานะให้เห็นว่าได้รับแล้ว รอข้อมูลเพิ่ม พร้อมอนุมัติ หรืออนุมัติแล้ว
ระบุว่าใครอนุมัติได้ ใครแก้ได้ และการแก้แบบใดต้องตรวจใหม่ การปล่อยจ่ายเป็นอีกการกระทำที่มีผลสำคัญและต้องควบคุมแยก อย่าถือว่านำเข้าเอกสารสำเร็จเท่ากับอนุญาตให้จ่าย
ผูกคำอนุมัติกับข้อมูลรุ่นที่จะบันทึกจริง
ให้เอกสารมีอ้างอิงต้นทางคงที่และแยกค่าที่ดึงจากค่าที่แก้ ระบุใบแจ้งหนี้ด้วยผู้ขายและเลขอ้างอิงตามนโยบายที่ตกลง เก็บค่าแฮชไฟล์เป็นหลักฐานเสริม ไม่ใช่เกณฑ์ตรวจซ้ำเพียงอย่างเดียว เพราะใบเดียวกันอาจส่งมาทั้ง PDF และรูปถ่าย
ตัวอย่างสมมติ: ผู้ตรวจตรวจใบ DEMO-104 ที่ยอด SGD 109 แต่รุ่นถัดมาเปลี่ยนยอด คำอนุมัติเดิมต้องไม่ครอบคลุมรายการแก้ไข ให้ผูกอนุมัติกับรุ่นข้อมูลแล้วตรวจรุ่นนั้นอีกครั้งก่อนสร้างรายการบัญชี หากคำขอหมดเวลา ให้ตรวจอ้างอิงภายนอกก่อนลองใหม่
| ขั้นตอน | การกระทำที่อนุญาต | ขอบเขต |
|---|---|---|
| ดึงข้อมูลแล้ว | เสนอผู้ขาย ยอดเงิน และวันที่ | ไม่มีสิทธิ์บันทึกบัญชีหรือจ่ายเงิน |
| ตรวจตามกฎแล้ว | ตรวจช่องบังคับ การคำนวณ และรายการที่อาจซ้ำ | รูปแบบถูกไม่ได้ยืนยันว่าตรงต้นฉบับ |
| คนตรวจแล้ว | แก้ค่าเทียบกับต้นฉบับ | ผู้ตรวจไม่ได้เป็นผู้อนุมัติงบโดยอัตโนมัติ |
| อนุมัติแล้ว | บันทึกผู้อนุมัติ ขอบเขต และรุ่นข้อมูล | เปลี่ยนยอดหรือผู้ขายต้องตัดสินใจใหม่ |
| บันทึกแล้วหรือผลยังไม่แน่ชัด | เก็บรหัสบัญชีหรือตรวจคำตอบที่สูญหาย | ห้ามเขียนซ้ำโดยไม่ตรวจเมื่อยังไม่รู้ผล |
| จ่ายเงิน | ใช้กระบวนการการเงินที่มีผู้ได้รับสิทธิ์ | อยู่นอกเวิร์กโฟลว์รับเอกสารที่เสนอนี้ |
ทดสอบรูปแบบท้องถิ่นและกรณีผิดปกติ
งานในไทยและสิงคโปร์ต้องทดสอบสกุลเงิน รูปแบบวันที่ และภาษาที่ทีมได้รับจริง ใช้ตัวอย่างที่ผ่านการตรวจเมื่อรูปแบบหลากหลาย อย่าคิดว่าเครื่องหมายคั่นตัวเลข คำแปลหัวข้อ หรือชื่อผู้ขายจะเหมือนกันทุกแหล่ง
ให้ผู้เชี่ยวชาญการเงินของคุณกำหนดเอกสารที่ต้องเก็บ วิธีปฏิบัติด้านภาษี และกฎอนุมัติ บทความนี้กล่าวถึงการออกแบบเวิร์กโฟลว์
วัดภาระงานตรวจทาน
ติดตามจำนวนเอกสารที่พร้อมตรวจ จำนวนที่ต้องแก้ และเวลาที่ผู้ตรวจใช้แต่ละฉบับ ทดสอบเอกสารซ้ำ ไฟล์อ่านไม่ได้ และการเชื่อมต่อล้มเหลวด้วย กระบวนการที่ดูเร็วแต่เพิ่มงานกระทบยอดที่มองไม่เห็นอาจไม่ได้ช่วยทีม
ก่อนคุยเดโม ให้เล่าช่องทางรับเอกสาร เครื่องมือบัญชี ปริมาณต่อเดือน และขั้นอนุมัติปัจจุบัน เริ่มจากขอบเขตเล็กก่อนพิจารณาบันทึกบัญชีอัตโนมัติ
ลองทำเวิร์กโฟลว์
ดึงข้อมูลจาก PDF ตรวจค่าที่ได้ และส่งให้คนตรวจในชีตก่อนดำเนินการต่อ
ดาวน์โหลดเทมเพลตอ่านใบแจ้งหนี้ด้วย AIฟรี (ภาษาอังกฤษ) →